Der langersehnte Urlaub ruft! Nur noch schnell ein paar Mails schreiben, den Schreibtisch aufräumen und los geht’s. Aber stopp! Es braucht noch die Abwesenheitsnotiz für den Urlaub, damit alle informiert sind. Aber was muss in solch einer Abwesenheitsmail eigentlich stehen? Und wie formuliert man sie?
Sende die richtige Botschaft
Wenn du eine Abwesenheitsmail formulierst, denkst du vielleicht an erster Stelle an die Kolleg*innen aus dem Nachbarteam. Die haben häufiger eine Anfrage und würden sich sicher wundern, wenn sie nicht – wie gewohnt – innerhalb von zwei, drei Tagen eine Antwort erhalten würden. Da könnte vielleicht eine Mail reichen, in der du schreibst: „Hallo Kollegen, ich bin bis zum 1. August im Urlaub und melde mich danach bei euch. Wenn es dringend ist, fragt meine Kollegin Tina.“ So weit, so gut.
Aber vielleicht kommt es auch vor, dass externe Partner*innen oder sogar Kunden Kontakt aufnehmen möchten. Dann sind solche Mails weder passend adressiert noch professionell. Es muss also ein Text her, der alle potenziellen Zielgruppen abholt.
Komm auf den Punkt: Tipps zum Verfassen der Abwesenheitsnotiz für den Urlaub
Der Text einer guten Abwesenheitsmail ist kein Zauber. Notiere dir in einem ersten Schritt die wichtigsten Infos, die nicht fehlen sollten:
- Wie lange bist du nicht da?
Am Zeitraum kann die Person erkennen, ob und wann es sich lohnt, noch einmal Kontakt zu dir aufzunehmen. Ist der Zeitraum zu lang, kann sie sich mit einem dringenden Anliegen womöglich an eine andere Person wenden. Bist du nur für ein paar Tage abwesend, nimmt sie vielleicht anschließend noch einmal Kontakt auf. - Liest jemand die Mail?
In der Abwesenheitsmail sollte auch eine Info zu finden sein, ob du dich nach deiner Abwesenheit um diese Mail kümmerst und dich meldest oder die Mail im Papierkorb landet. - Gibt es einen Ersatzkontakt?
Eine wichtige Info ist, ob die Mail automatisch an eine Kollegin oder einen Kollegen weitergeleitet wird. Ist das nicht der Fall, sollte in der Abwesenheitsmail ein Kontakt genannt werden, an den sich die Person in dringenden Fällen wenden kann.
Hast du diese Informationen beisammen, kannst du eine kurze, aber freundliche Abwesenheitsmail für deinen Urlaub formulieren.
So sehr du dich auch auf deine Auszeit freust, beachte dabei: Wenn dir jemand eine Mail schickt, dann erwartet die Person nicht, deine Vorfreude in humoristischen Auslassungen zu teilen. Vielleicht möchte sie einfach nur eine Rechnungskorrektur. Also versuche den Text neutral zu verfassen.
Don’t do this: 3 häufige Fehler beim Texten von Abwesenheitsmails
Fast geschafft, du stehst mit einem Fuß an der Bürotür. Aber bevor du gehst, checkst du deinen Text noch einmal auf diese drei Mängel, die eine Abwesenheitsmail unprofessionell machen:
- Keine privaten Informationen: Es muss niemand wissen, dass du auf Bali bist, dich von einer OP kurierst oder im Sabbatical bist. Die Info über die Abwesenheit reicht vollkommen aus.
- Rechtschreib- oder Formatierungsfehler: Bitte nimm dir für deine Abwesenheitsmail einen Moment Zeit. Wenn du auch nur einen Buchstabendreher im Text hast, wird er in den nächsten Tagen vielfach verschickt.
- Irrelevante Zusätze: Halte deine Mail so kurz wie möglich und so lang wie nötig. Der Leser bzw. die Leserin sollte alle relevanten Infos erhalten, um anschließend handeln zu können. Wird es zu kompliziert, geben die Adressat*innen auf.
Alles gecheckt? Dann aktiviere die automatische Abwesenheitsmail und ab in den wohlverdienten Urlaub!
