Einstein mal wieder: „Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos“. Lange habe ich das auf meine Fahnen geschrieben, denn mein Schreibtisch sah immer so aus, als wäre kurz vorher eine Bombe eingeschlagen und hätte alle Papiere durcheinander gebracht. Die Schränke ebenso, die Ablage und der Rechner ebenfalls. Seit ich das 5S-Prinzip in mein Leben integriert habe und mit Selbstdisziplin durchführe, läuft es besser.
Irgendwann fiel mir nämlich auf, wie viel Zeit ich immer mit Suchen an meinem Arbeitsplatz verbrachte: nach wichtigen Papieren, Notizen, Bildern, Dokumenten. So richtig genial fand ich das auch nicht, denn mir fehlte damit wichtige Zeit, mich den Dingen zu widmen, die ja wirklich meine Arbeit ausmachten und brauchte daher eine Methode, die für mehr Ordnung sorgte.
Ineffektive Büroorganisation, so stellte das Fraunhofer Austria und das Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung in einer Studie im Jahr 2010 fest, verschwende fast 30 Prozent von Arbeitszeit im administrativen Bereich.
Also änderte ich meine Büroorganisation. Ich änderte mich.
Das 5S-Prinzip:
1. Sortiere aus:
Zunächst einmal geht es ans Aussortieren. Dabei gehst du durch alle (digitale) Ordner, Regale, Ablagen, deinen Schreibtisch und schmeißt entweder weg oder behältst die Dinge. Dabei benötigst du jedes Ding nur einmal, horte also keine zwei Scheren oder Locher. Sachen, bei denen du dir unsicher bist, bekommen einen roten Punkt bei der Methode. Wenn du in einem fest definierten Zeitraum nicht darauf zugegriffen hast, kommen auch diese Dinge weg.
Dabei musst du natürlich an deinem Arbeitsplatz beachten, dass es für viele Geschäftsereignisse eine Aufbewahrungsfrist einzuhalten gibt. Dazu kannst du dich in diesem Artikel informieren.
2. Sorge für sichtbare Ordnung
Jedes Arbeitsmittel, jeder Ordner, jedes Papier und auch jedes elektronische Dokument hat seinen festen Platz. Mit hat es bei meiner Neuorganisation sehr geholfen, nicht alles an ein oder zwei Tagen umzustellen, sondern es in kleinere Einheiten zu unterteilen. So habe ich jeden Tag die Struktur der Dateien nur jeweils 30 Minuten lang neu sortiert. Das hatte den Vorteil, dass wir hier im Büro allmählich lernten, damit umzugehen und es nicht wieder vergaßen.
Projekte, die vorher auf dem Schreibtisch in Kladden sortiert wurden, kamen in ein Register, in dem sich alle Unterlagen zu einem Thema finden. Elektronisch lässt sich das sehr gut mit Evernote oder OneNote realisieren.
3. Sorge für Sauberkeit
Der Arbeitsplatz sollte einmal von Grund gesäubert werden, dazu gehören natürlich auch der Rechner, Regale, Schränke etc. Dann reicht es im Prinzip, wenn einmal in der Woche gründlicher, wahrscheinlich von der Putzfrau, und täglich schnell gereinigt wird.
4. Setze Standards
Für mein Büro habe ich feste Routinen eingeführt: Wann was bearbeitet wird, wie was abgelegt wird, wie meine Daten gesichert werden.
5. Sorge für ständige Verbesserung
Der fünfte Schritt beinhaltet, dass die Schritte 1 bis 4 beibehalten und regelmäßig wiederholt werden.
Genau so halte ich es bereits seit einiger Zeit und mir geht es sehr gut damit.
Ursprünglich wurde das 5S-Prinzip für Rahmen des Lean Management für den Automobilhersteller Toyota entwickelt. Das japanische Unternehmen ist bekannt dafür, dass es auf ständige Verbesserung setzt und dabei vor allem seine Mitarbeiter mit einbezieht.
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