In einem Reel malte Bob Ross kürzlich statt einer Landschaft eine Excel-Tabelle schön bunt: »Use as many colors as possible, let them dance across those columns. A happy little blue here…«. Wenn es so einfach wäre! Das Jahr neigt sich dem Ende zu und es ist wieder die Zeit der Jahresabschlüsse und Budgetplanungen. An Zahlen und Daten kommen wir im Arbeitsleben – egal in welcher Position wir uns befinden – kaum vorbei. Aber wie präsentiert man Zahlen Kolleg:innen, Vorgesetzten, Teammitgliedern oder sogar einem großen Publikum richtig? Sicher nicht mit einer Tabelle, weiß unsere Interviewpartnerin Viola Restle, egal wie schön bunt sie ist.
Viola, wie gehe ich am besten vor, wenn ich Zahlen und Daten präsentieren muss?
Der erste Schritt zu einer guten Präsentation ist immer zu überlegen, welches Ziel man mit ihr verfolgt und was ihre Kernaussage sein soll. Diese Vorarbeit ist entscheidend. Als erste Reaktion dazu fallen von den meisten allerdings Aussagen wie: »Ich muss halt den Jahresabschluss präsentieren, weil es meine Chefin oder mein Chef will« oder »Ich informiere einfach nur«. Diese Herangehensweise ist eine verschenkte Chance. Controller und Co sind die Experten ihres Bereiches, die verstehen, was wirklich hinter den Zahlen steckt und welche Auswirkungen sie aufs Unternehmen haben. Frage dich daher vor jeder Präsentation oder auch vor Meetings: Was sagen deine Zahlen aus? Was ist die Kernaussage der Zahlen und damit auch deine? Und welche Zahlen unterstreichen diese Aussage am besten? Für die anderen Zahlen gilt: weglassen. Dann benötigst du auch keine Tabelle mehr.
Wie können wir die ausgewählten Zahlen so präsentieren, dass wir den Großteil des Publikums nicht verlieren oder überfordern?
Indem wir die richtigen Bereiche des Gehirns ansprechen. Wenn wir es schaffen, die ausgewählten Zahlen bildlich darzustellen, sind sie viel eingängiger fürs Publikum. Die einfachste und naheliegendste Möglichkeit dafür bieten Grafiken und Charts. Bei deren Anblick erfasst System eins sofort, welcher Balken einer Grafik der größte ist. Hier gilt jedoch ebenfalls: Weniger ist mehr. Je mehr Charts in der Präsentation auftauchen, desto weniger Aufmerksamkeit wird dem einzelnen Chart zuteil.
Nicht ganz so naheliegend wie Balkendiagramme, aber dafür umso wirksamer, ist der Weg, Bilder im Kopf entstehen zu lassen. Dazu ein kurzer Selbstversuch: Schließe die Augen und spaziere gedanklich durch einen Wald. Nimm dir gerne einige Minuten Zeit … Wohin hat dein Weg dich geführt? In einen dichten Urwald, einen goldenen Buchenwald im Herbst oder ein lichtes Birkenwäldchen? Hast du das raschelnde Laub zu deinen Füßen gehört, den Geruch nach frischem Holz in der Nase oder die Sonnenstrahlen auf der Haut gespürt?
Gedankliche Bilder haben zwei entscheidende Vorteile: Sie sind individuell und dadurch äußerst einprägsam. Und sie sprechen, neben dem visuellen, meistens weitere Bereiche an – den auditiven zum Beispiel durch das raschelnde Laub. Je mehr Areale angesprochen werden, desto mehr Ansatzpunkte hat unser Gehirn für eine bleibende Erinnerung.
Diese Bilder im Kopf sind besonders gut geeignet, um große Zahlen in Form eines Vergleiches greifbar zu machen. Von hohen Zahlen sind wir besonders schnell überfordert. Ob der Stuttgarter Hauptbahnhof nun eine oder zehn Milliarden kostet – was wir bei beiden Zahlen lediglich mitnehmen, ist, dass es sich um sehr viel Geld handelt, obwohl der Faktor zehn dazwischen liegt. Diese Unfähigkeit, Zahlen zu greifen, fängt allerdings schon bei viel kleineren Größen an. Der höchste je gemessene Baum beispielsweise war ein australischer Rieseneukalyptus: 133 Meter hoch. Hast du ein Bild vor Augen, wie hoch das ist? Vermutlich nicht. Nun stell den Baum gedanklich neben das Ulmer Münster oder den Kölner Dom: Stell dir vor, du läufst die unzähligen Treppen hoch bis zur Aussichtsplattform des Kölner Doms auf 97 Metern Höhe. Die Gebäude und Bäume der Stadt wirken winzig klein, aber dein Blick fällt noch immer in die Wipfel des Mammutbaums.
Aber Achtung: Eine Zahl an sich ist objektiv. 133 Meter sind 133 Meter. Sobald wir einen Vergleich nutzen, subjektivieren wir diese Zahl.
Viola Restle
Stellen wir besagten Baum neben den Kölner Dom, vermitteln wir: Wow, schaut mal, wie hoch der ist! Neben dem Eiffelturm mit seinen 330 Metern dagegen entsteht ein ganz anderer Eindruck. Wer zu Beginn die Ziele seines Vortrags definiert hat, kann die passenden Vergleiche wählen, um die eigene Kernaussage zu unterstützen. »Zahlen an sich sind neutral. Durch Vergleiche interpretieren wir sie. Ein Vergleich ist immer subjektiv.«
Was ist mit einem tatsächlichen Foto statt eines mentalen Bildes?
Fotos können sehr gute Stilmittel sein, wenn sie richtig eingesetzt werden. Denn es gibt starke und schwache Fotos: Starke Fotos illustrieren die Kernaussage, schwache nur das Thema.
Inwiefern?
Nehmen wir als Beispiel eine Gartenbaufirma, deren Controllerin festgestellt hat, dass die Reparaturkosten für den Fuhrpark in den letzten Jahren exponentiell angestiegen sind. Genau wie die Ausfalltage, an denen die Fahrzeuge in der Werkstatt statt beim Kunden stehen. Sie könnte ihre Präsentation einleiten mit einem Foto des eigenen Fuhrparks. Logisch, oder? Dabei handelt es sich allerdings um ein schwaches Foto. Es unterstützt lediglich das Thema, bringt aber keinen Mehrwert. Schließlich weiß jeder der Anwesenden, wie der Firmenfuhrpark aussieht.
Ein starkes Foto wäre dagegen ein Bild eines uralten Schrottautos. Zusammen mit der Bemerkung »Und damit kommen wir zu unserem Fuhrpark« hätte sie Reaktionen aus dem Publikum sicher. Sei es Erheiterung oder Empörung – auf jeden Fall würde das Bild im Gedächtnis des Publikums bleiben und damit auch ihre Kernbotschaft, dass der Fuhrpark gnadenlos überaltert ist.
Emotionen sind also der Schlüssel?
Ja, denn neben dem visuellen ist der emotionale ein weiterer großer Bereich in unserem Gehirn. Tatsächlich merken wir uns trockene Fakten wie Zahlen eher, wenn sie mit starken Emotionen verknüpft sind. Fragst du einen Fußballfan, der von sich selbst behauptet, kein Zahlenmensch zu sein, mit wie vielen Toren seine Mannschaft das letzte Spiel gewonnen hat, kann er das mit Sicherheit beantworten – vermutlich sogar, in welcher Minute die Tore gefallen sind und welche Rückennummer die Torschützen hatten.
Wie transportiere ich denn am besten Emotionen in meinen Präsentationen?
Über Geschichten. Über Geschichten sprechen wir Emotionen an. Storytelling heißt, Bilder im Kopf zu wecken und persönlich zu werden. Kehren wir zu unserem Schrottauto zurück: Hier könnte die Controllerin die leidvolle Erfahrung eines Kunden erzählen, der sich inmitten seiner Termine nach einem halben Jahr endlich eine Woche freigeschaufelt hat, um seinen Garten machen zu lassen und vor Ort ansprechbar zu sein. Montagmorgen bekommt er um neun dann den Anruf: Niemand kommt. Der Bagger springt nicht an. Der Ersatztermin, den er angeboten bekommt, ist erst sechs Wochen später. Der Kunde tobt. Die Geschäftsführung hat Probleme, ihn zu besänftigen, damit er nicht zur Konkurrenz wechselt. Oder vielleicht wechselt er in der Geschichte doch zur Konkurrenz … Durch dieses eine Beispiel haben alle Zuhörer:innen verstanden, wie brisant die Fahrzeugausfälle für die Firma sind.
Kann man nicht ganz auf Zahlen verzichten und nur mit Bildern und Geschichten arbeiten?
Das halte ich eher für ein Wunschdenken von Menschen, die lieber einen Bogen um Zahlen machen. Wir brauchen Zahlen, um belastbare Aussagen zu treffen. Die Controllerin kann mit dem Schrottauto anfangen – das ist ein starker Start –, aber sie braucht dann schon Zahlen in der Hinterhand: Wie stark sind die Reparaturkosten tatsächlich gestiegen? Wie viele Ausfalltage gab es? Wie viele Autos müssen erneuert werden? Diese Zahlen sind wichtig, um konkrete Entscheidungen treffen zu können, auch wenn für die Präsentation davon nur wenige ausgewählt werden. Das heißt, Zahlen lassen sich nicht ganz ersetzen, ohne dass der Vortrag an Aussagekraft verliert. Mit einem klaren Ziel vor Augen können wir uns allerdings auf die wichtigen beschränken und sie durch verständliche Tools wie Bilder oder Geschichten ergänzen, um ihre Aussage zu unterstreichen.
Über Viola Restle
Viola Restle verbindet in persona zwei Bereiche, für die auf den ersten Blick ganz unterschiedliche Eigenschaften gefragt sind: Finanzen und Präsentationen – analytisches Denken und lebendiges Storytelling. Als analytischer und strukturierter Zahlenmensch verfügt sie über 25 Jahre Fach- und Führungserfahrung im Bereich Controlling und Finanzen. Vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern: Seit mehr als 13 Jahren unterstützt sie als Interim- Managerin ihre Kunden in allen kaufmännischen Themen und bringt Transparenz in deren Zahlen – ob internes oder externes Rechnungswesen, Businessplanung, Liquiditätsmanagement oder Projekt-Controlling. Als kreativer Kopf ist sie aber genauso in Vortragssälen und auf Improbühnen zu Hause – als Rednerin, Präsentationstrainerin, Improspielerin und Trainerin.
Damit kombiniert sie das Beste aus beiden Welten, um komplexe Themen verständlich zu machen und überzeugend zu kommunizieren. Ihr gelingt es dabei immer, auch trockene Themen und Zahlen lebendig und unterhaltsam zu präsentieren und ihre Leidenschaft für und ihren Durchblick bei Zahlen auch einem fachfremden Publikum zu vermitteln. Damit sich niemand mehr vor eintönigen Meetings fürchten muss, will sie die Welt vor langweiligen Präsentationen retten. Zuletzt erschienen von ihr die Bücher »Zahlen lebendig präsentieren« und »Spielend präsentieren. Mit Improtheater zum Präsentationserfolg«.
Sie ist außerdem Interviewpartnerin im Buch »Der Kommunikationshappen«, das im September 2025 im Montagshappen Verlag erschienen ist.
