Manchmal ist der Schreibtisch so voll, dass man gar nicht mehr weiß, wo man anfangen soll. Egal, welcher Aufgabe man sich widmet, immer drängt sich der Eindruck auf: „Das kann ich gar nicht alles schaffen!“ Dann tritt ein, was in einer solchen Situation natürlich gar nicht hilft: Man arbeitet planlos und hat am Ende eines Tages den Eindruck, zwar lange gearbeitet und dennoch nichts geschafft zu haben.
Hier hilft eine Technik, die bereits in den 80er-Jahren von Francesco Cirillo zum besseren Zeitmanagement entwickelt wurde: die Pomodoro-Technik. Der Name, italienisch für „Tomate“ kam einfach daher, dass Cirillo zur Zeitmessung einen Küchenwecker in Form einer Tomate einsetzte.
Einsatz der Pomodoro-Technik
Die Technik ist nicht besonders kompliziert, aber unglaublich effektiv. Es geht darum, sich für einen bestimmten, kurzen Zeitraum auf EINE AUFGABE zu fokussieren. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:
- Formulieren Sie Ihre Aufgabe.
- Stellen Sie einen Küchenwecker, den Wecker auf Ihrem Smartphone oder den Timer im Internet auf 25 Minuten.
- Arbeiten Sie konzentriert an der vorher festgelegten Aufgabe.
- Sobald die 25 Minuten um sind, machen Sie eine Pause von 5 Minuten. Markieren Sie deinen Endpunkt mit einem X.
- Nach vier Einheiten – auch „pomodori“ genannt – gönnen Sie sich eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten.
Die Prinzipien dieser Methode sind umfassend und beinhalten Aspekte von Planung, Nachverfolgung, Aufzeichnung, Bearbeitung und Visualisierung.
Abweichungen sind möglich
Auch wenn Sie nicht alle fünf Punkte von oben beachten und sich Freiheiten herausnehmen, funktioniert diese Methode erstaunlich gut. Allein zu wissen, dass es erst einmal um die ersten 25 Minuten geht, erleichtert das Anfang und ist somit auch sehr effektiv bei Blockaden vor besonders ungeliebten Aufgaben.
Überlegen Sie mal:
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Ach, den Antrag für die Kostenerstattung muss ich ja noch machen. Dazu habe ich gar keine Lust. Naja, 25 Minuten kann ich mich dem ja mal widmen…
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Ich muss ja noch die Unterlagen für die Steuererklärung zusammen suchen. Ich weiß gar nicht, wo ich die überall abgelegt habe, so ein Mist! Aber in 25 Minuten kann ich ja doch den ein oder anderen Beleg schon mal finden.
Sie werden erstaunt sein, was sich in 25 Minuten konzentrierter Arbeit wirklich erreichen lässt. Wirklich konzentriert heißt dann aber auch:
- Schließen Sie Ihre Social Media-Kanäle. Von Facebook & Co. sollten Sie sich nicht ablenken lassen.
- Halten Sie sich auch Ihr E-Mail-Programm in der Zeit geschlossen und stellen Sie Ihr Telefon leise.
- Wenn doch etwas dazwischen kommt, halten Sie Ihren Zeitwächter an und machen später weiter.
Und mir damit den Freiraum schuf, nachmittags an den Aufgaben und Themen zu arbeiten, die ich einfach machen wollte – Herzensprojekte wie Business Ladys und Karriereletter zum Beispiel!
Tipp: Mit diesen kurzen Zeiteinheiten lassen sich auch solche Arbeiten erledigen, die uns besonders schwer fallen: Die Steuer machen? 25 Minuten kann ich mich der ja mal widmen! Behördenkram erledigen? Geht oft schneller als man denkt – 25 Minuten reichen oft aus!
Wie sind Ihre Erfahrungen? Welche Tools haben Ihnen geholfen?
Buchtipps & Links:
- Erläuterung der Pomodoro-Technik bei Wikipedia
- Beitrag im Featured-Blog von Vodafone: „Getting things done – diese Apps und Tools machen den Arbeitsalltag produktiver„
- Jocelyn K. Glei: „Manage your Day-to-Day: Build your routine, find your focus & sharpen your creative mind„. 99U by Béhance: Die kleinen Bücher aus der Reihe 99U sind wahre Fundgruben an guten Tipps für den Arbeitsalltag von Wissensarbeitern und Kreativen.
