Von Albert Einstein gibt es das Zitat „Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos“. Vielleicht hatte Einstein ja einen begnadeten Assistenten an seiner Seite? Denn wer schon einmal Stunden mit der Suche nach Werkzeugen, Dokumenten oder Dateien verbracht hat, weiß, dass einem bei einem chaotischen Schreibtisch nur wenig Zeit fürs eigentliche Arbeit bleibt. Ein Prinzip für effizientes Arbeiten und ständige Verbesserung, sind die 5S.
- Ursprünglich entstand das 5S-Prinzip für die Produktion beim Automobilhersteller Toyota. Es lässt sich aber auch sehr gut auf den Büroalltag anwenden.
- Wichtig ist die ständige Anwendung der 5S-Prinzipien. Dadurch werden sie zur Gewohnheit und gehören irgendwann wie selbstverständlich zum Arbeitsalltag dazu.
- Mit den 5S lässt sich die Effizienz im Büro steigern. Dies dient nicht nur der Steigerung des Wohlbefindens, sondern auch der Produktivität.
Der Automobilhersteller Toyota macht es seit den 40er-Jahren vor: Mit Einführung des Toyota Produktionssystems (TPS) stieg das japanische Unternehmen zu einem der erfolgreichsten Unternehmen der Welt auf. Mit zum Konzept gehört auch das 5S-Prinzip. Damit lässt sich nicht nur in der Produktion arbeiten, sondern auch im administrativen Bereich.
Das 5S-Prinzip – im Deutschen auch 5A-Methode – beinhaltet folgendes:
- Seiri – Sortieren Sie aus: Es sollte sich nur Notwendiges am Arbeitsplatz befinden.
- Seiton – Sichtbare Ordnung: Jedes Arbeitsmittel hat seinen festen Platz.
- Seiso – Sauberkeit: Der Arbeitsplatz sollte von Grund auf gereinigt sein und einen guten Eindruck machen. Für die regelmäßige Reinigung reichen dann täglich 5 Minuten.
- Seiketsu – Standards: Routineabläufe sind leicht verständlich.
- Shitsuke – Ständige Verbesserung: Die Schritte 1 bis 4 sollten eingehalten und regelmäßig wiederholt werden.
Anwendung der 5S im Büroalltag
- Aussortieren: Zunächst einmal sollten Sie sich einen Überblick verschaffen und dann aussortieren. Bei jedem Gegenstand (Buch, Brief, Datei) sollten Sie sich fragen, ob Sie diesen noch benötigen. Wenn ja, dann sollte dieser einen festen Platz zugewiesen bekommen. Auch für Ihre Werkzeuge, also Schere, Umschläge, Adapter, Ladekabel etc. gibt es einen festen Platz. Jedes Gerät ist außerdem nur einmal vorhanden.Wenn beim Aussortieren Unklarheit darüber herrscht, ob etwas behalten werden soll, lässt sich die Entscheidung auch vertagen. Dann erhält der Ordner zunächst einen roten Punkt. Wenn dann während eines fest definierten Zeitraums nicht darauf zugegriffen wurde, kommt der Ordner weg.
- Aufräumen: Der Schreibtisch, Büroschränke sowie die (elektronische) Ablage wirken sauber und ordentlich. Da regelmäßig sauber gemacht wird und die Ordnung beibehalten wird, dauert die Reinigung irgendwann kaum mehr als fünf Minuten pro Tag.
- Anordnung standardisieren: Schließlich werden Standards bei der Ordnung, sei es in Ordnern oder auch bei Dateien auf dem Rechner festgelegt. Jeder Ordner sollte nach dem immer gleichen Prinzip organisiert sein, zum Beispiel: Deckblatt mit Überblick über die Inhalte, Register sowie einem Standard zur Beschriftung. Sollte mit Kürzeln gearbeitet werden, muss ein Register mit den Inhalten angelegt werden. Elektronisch werden Dateien ebenfalls nach festen Standards abgelegt. Wichtig ist dabei zudem, dass alle Mitarbeiter an allen Arbeitsplätzen – also auch im Home Office – nach diesem Prinzip verfahren. Ebenfalls nicht unterschätzen sollte man die Möglichkeiten, die in der Standardisierung von Abläufen liegen, zum Beispiel in der Buchhaltung.
- Alles erhalten und verbessern: Das fünfte Prinzip besagt, dass die ersten vier Prinzipien regelmäßig angewendet werden.
Ein Drittel unserer Arbeitszeit verbringen wir mit Suchen
Einen ordentlichen und effizient organisierten Schreibtisch zu haben, ist keine Banalität. Eine Untersuchung des Fraunhofer Austria und es Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung 2010 zeigte, dass es eine Verschwendung von fast 30 Prozent von Arbeitszeit im administrativen Bereich durch ineffiziente Büroorganisation gibt.
